// ARHIVO™ eArhiva

ARHIVO™ eArhiva – sistem za sigurno arhiviranje elektronske dokumentacije je rešenje koje ispunjava sve tehničko-tehnološke zahteve i procedure pri čuvanju i zaštiti arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku u Republici Srbiji.

Modul ARHIVOTM  eArhiva, u sklopu DMS-a ili kao zasebna aplikacija, je usklađen sa zahtevima koje predviđa Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku („Sl. glasnik RS“, br. 107/2021).

Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) je propisana obaveza da se osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, a pri tom se određeni dokumenti moraju čuvati na jasno definisan način.

Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku („Sl. glasnik RS“, br. 107/2021) je propisano da stvaraoci i imaoci vrše elektronsko arhiviranje u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje.

Prema Zakonu i Uredbi, postoji dužnost čuvanja dokumenata u elektronskom obliku u programu koji mora biti pouzdan, a propisano je i kako se čuvaju, odnosno evidentiraju elektronski dokumenti. Svaki dokument koji je nastao u elektronskoj formi, da bi se čuvao prema zakonskoj regulativi mora biti kvalifikovano potpisan, overen vremenskim žigom, dopunjen metapodacima definisanim Uredbom i čuvan na siguran način.

U sklopu usluge koja podrazumeva modul ARHIVOTM eArhiva, prvi korak pre implementacije jeste konsultovanje i pojašnjavanje Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku. Naredni koraci su: priprema dokumentarnog materijala za elektronsko arhiviranje (klasifikovanje dokumentacije, definisanje rokova čuvanja, određivanje metapodataka u skladu sa Uredbom i dodatnih metapodataka, definisanje toka i načina kvalifikovanog elektronskog potpisivanja i stavljanja vremenskog žiga, definisanje načina arhiviranja i repotpisivanja dokumentacije).

 

ARHIVO™ eArhiva  sadrži sledeće funkcionalnosti:​

  1. Čuvanje elektronski potpisane dokumentacije prema Uredbi koja stupa na snagu 01.01.24. godine;

  2. Čuvanje obaveznih metapodataka u skladu sa članom 5. Uredbe;

  3. Čuvanje opcionih metapodataka;

  4. Potpisivanje dokumentacije i dodelu vremenskog žiga;

  5. Potvrda o vernosti izvornom dokumentarnom materijalu i potvrda o dodatim metapodacima;

  6. Generisanje elektronske arhivske knjige.